weclapp Erfahrung SVP — BOLD & EPIC Systems

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Transparenz schaffen - Projektcontrolling mit weclapp

SVP Deutschland AG bietet seit über 35 Jahren Market Intelligence Leistungen an und berät Unternehmen auf ihrem Weg in die Zukunft beim Eintritt in neue Märkte, Produktentwicklungen und vielem mehr. Über 30 Mitarbeiter und Netzwerkpartner vor Ort in mehr als 50 Ländern arbeiten an Marktanalysen, Unternehmensprofilen und Trendstudien und sind damit Partner ihrer Kunden bei der Geschäftsentwicklung.
**Short Facts**
Branche: Market Intelligence-Leistungen
Anzahl Mitarbeiter:innen: 45
Standort: Heidelberg
Projektlaufzeit: 4 Monate
**Anwendungsbereiche**
Einkauf (Fremdleistung), Produktion, Auftragswesen, Projektwesen, Stundenerfassung, Helpdesk, Rechnungswesen, Buchhaltung, Integration von Power BI

“Ich möchte gerne sagen, dass wir Ihnen insgesamt noch ganz ausdrücklich danken wollen für die sehr professionelle Unterstützung bei der Einführung von weclapp. Eine äußerst angenehme Atmosphäre in der Zusammenarbeit, die wirklich Spaß gemacht hat. Zudem wurden schnell und unkompliziert Lösungen vorgeschlagen und umgesetzt, wenn es Probleme gab bzw. wenn das Standardsystem nicht sofort mit unseren Anforderungen kompatibel waren. Es war wirklich ein Superjob und wir sind auch vom projektierten Aufwand im kalkulierten Rahmen geblieben was bei IT-Projekten nicht selbstverständlich ist. Nicht zuletzt konnten wir die Ablösung unserer 30 Jahre alten Softwarelandschaft dank Ihrer Unterstützung mit nur minimalen Reibungsverlust durchführen und auch das ist äußerst selten bei derartigen Projekten! Uns hat es wirklich Spaß gemacht mit Ihnen zusammen zu arbeiten.”

— Jenny Ripke, Vorstand

Ausgangssituation / Problemstellung

SVP Deutschland AG ist als Dienstleister für diverse Kunden im Großkunden- und (Groß-)Konzernbereich aktiv. Dabei decken Sie ein umfangreiches Spektrum an Dienstleistungen ab, welche in verschiedenen Projektvarianten erbracht werden. Gleichzeitig gilt es, die benötigten Zeiten für den Kunden sowie das eigene Controlling sauber zu erfassen. Dazu bedarf es eine Lösung, denn vor Projektstart konnte dies nicht sauber dokumentiert und transparent ausgewiesen werden. Des Weiteren wurde eine Budgetübersicht für die Kunden aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Dies geschah bisher manuell. Hierfür galt es eine digitale Lösung zu finden.

Lösung

Zu Beginn des Projekts wurde nach BOLD & EPIC systems-Konzept der IST-Zustand auf Basis des Geschäftsmodell kritisch hinterfragt und tiefgehend verstanden. Die komplexen Projekttypen und einhergehenden Auswirkungen auf die Angebotserstellung, Dokumentation, Zeiterfassung und das Projektmanagement wurden aufgenommen und dokumentiert. Ebenso wurde die bisherige Systemlandschaft betrachtet und die zu migrierenden Daten extrahiert.

Anschließend wurde ein SOLL-Prozess Entwurf entwickelt und iterativ optimiert. Der finale Prozess wurde anhand der Workflow-Einstellungen und der Leeren-Filter-Logik dokumentiert und in weclapp integriert. Ebenso wurden die Daten aus Altsystemen aufbereitet und eingespielt, die weiteren Grundeinstellungen gesetzt und weclapp auf die Bedürfnisse der SVP Deutschland AG angepasst. Durch ein modulares Schulungssystem wurden die Mitarbeiter für die tägliche Arbeit im System befähigt. Durch "Sprechstunden" und eine "Kummerbox" wurde die Implementierungsphase eng begleitet.

Die Herausforderung der Budgetmeldung wurde durch einen Kooperationspartner und durch Steuerung von BOLD & EPIC systems mit Hilfe einer Power-BI-Lösung bewältigt. Diese wurde direkt an weclapp angepasst und stellt nun die Daten nicht nur zusammen, sondern ermöglicht auch tiefgreifende Auswertungen.

Ergebnis

Durch die Implementierung von weclapp wurde der SVP Deutschland AG ein zentrales Controlling und Managementtool eingerichtet. Durch unsere Erfahrung mit weclapp konnten wir die Implementierung und das Change Management abdecken, wodurch eine schnelle und saubere Integration ermöglicht wurde. Durch die BI-Lösung des Kooperationspartners wurde ein zusätzliches Problem nicht nur behoben, sondern der Status Quo direkt optimiert. Wir danke für eine sehr angenehme und enge Zusammenarbeit und stehen gerne weiterhin als Support-Partner und für weitere gemeinsame Projekte zur Verfügung.

“Die Erfahrung mit weclapp war durchgehend einfach und unkompliziert. Die Nutzung dabei sehr intuitiv und das System ermöglicht uns eine hohe Transparenz im Projektgeschäft sowie in der internen Zusammenarbeit.”

— Jenny Ripke, Vorstand