weclapp Erfahrung Art of Oil — BOLD & EPIC Systems

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Automatisierung in Perfektion - vom Olivenbaum zum Kunden

ART OF OIL produziert Olivenöl in Spanien und liefert es über diverse Kanäle in die Welt. Dabei stehen Qualität und Kundenzufriedenheit im Fokus.
**Short Facts**
Branche: Lebensmittelhersteller
Anzahl Mitarbeiter:innen: 5
Standort: Ostfildern
Projektlaufzeit: 3 Monate
**Anwendungsbereiche**
CRM, Einkauf, Produktion, Auftragswesen, Lieferung, Lagerung, Anbindung Fulfillment-Dienstleister, Integrationen, Rechnungswesen, Buchhaltung

„Dank der Zusammenarbeit mit BOLD & EPIC systems verbringen wir nur noch sehr wenig Zeit mit administrativen Tätigkeiten. Ich habe weclapp und BOLD & EPIC systems bereits mit gutem Gewissen weiterempfohlen.“

— Christian Kerecsenyi, Geschäftsführer

Ausgangssituation / Problemstellung

ART OF OIL hatte bisher kein zentrales CRM / ERP System, welches alle Aufträge und Geschäftsteile vereint. Bisher galt es mehrere Systeme zu pflegen und vor lauter Daten- und Informationsoverload weiterhin das Tagesgeschäft zu betreiben. So wurde jede Bestellung einzeln und mehrfach angefasst und bearbeitet. Von der Auftragsaufnahme in einem System, über die Auftragsbestätigung, der Bestellungsdokumente- und Lieferscheinerstellung, bis zur manuellen Rechnungserfassung im nächsten Tool - nichts war vereinheitlicht und transparent.

Lösung

Im gemeinsamen Projekt wurden zunächst alle IST-Prozesse dokumentiert und zusammengefasst. Auf dieser Basis konnten die Anforderungen von ART OF OIL gemeinsam aufgenommen und priorisiert werden. Nach Erstellung eines Zielbilds begann die Integration von weclapp mitsamt der bestehenden und historischen Daten sowie Prozesse und Workflows. Ein wesentlicher Bestandteil war die Einführung der Produktionsaufträge mit der Definition von Produktionspfaden und den einzelnen Komponenten. Somit kann nun der benötigte Einsatz an Waren und der einhergehenden Aufwendungen erfasst und controlled werden. Die Margen je Artikel sind transparent und jederzeit auszuwerfen. Dies wurde durch den hohen Austausch und gemeinsame, geführte Workshops möglich.

Die Integration der Anbindungen und Marktplätze WooCommerce, Rakuten, ebay, real.de und den amazon-Varianten wurde vorgenommen und auch hier Workflows definiert, welche die Auftragsabwicklung automatisiert durchführen lässt. Parallel begannen wir die Anbindung des Fulfillment-Dienstleisters an weclapp, wodurch die Auftragsübertragung in die eine und die Versand- & Bestandsmeldung in die andere Richtung ohne manuelles Eingreifen gewährleistet wird. ART OF OIL erhielt damit taggleiche Bestandssynchronisierung zum Lager.

Abschließend wurde die Buchführung, welche vorab manuell und papierhaft durchgeführt wurde, in weclapp integriert und geschult. Die Umsetzung wurde eng begleitet und die Buchhaltung somit digitalisiert.

Ergebnis

Durch die Implementierung von weclapp wurde ein Tool als Herzstück des gesamten Unternehmens eingeführt. Hierüber wurden Automatismen erstellt, weshalb nahezu der gesamte End-to-End Prozess ohne manuelles Eingreifen geschehen kann. ART OF OIL kann sich nun auf die wesentlichen Bestandteile konzentrieren und sich auf den Vertrieb und die Unternehmensentwicklung fokussieren. Wir danken für eine gelungene, spannende und stets angenehme Zusammenarbeit.